Política de Tratamiento de Datos

En primer término se advierte que la elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Resulta importante precisar que en los literales d) y e) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se hace expresa mención al encargado y al responsable del tratamiento, respectivamente. Así, el responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, mientras que el encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

En cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y colaboradores, ha adoptado la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual fue elaborada teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” e igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015) y demás disposiciones normativas concordantes.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.

Esta Política fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” e igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015) y demás disposiciones normativas concordantes

ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Este documento aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., sociedad domiciliada en el Predio la Vega, Kilometro 2, Vía Bucaramanga a Girón del Municipio de Bucaramanga. Correo electrónico protecciondedatos@mxm.com.co Abonado telefónico (607) 6370099.

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS.

Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la Compañía, y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización.

ARTÍCULO 4. OBJETO.

Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

ARTÍCULO 5. DEFINICIONES.

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales;

b) Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento;

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

e) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

f) Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

h) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

i) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS.

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., guiará todas sus actuaciones relacionadas con los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales, bajo los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: CEl Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por SUPERMERCAD OS MAS POR MENOS S.A.S. requiere del consenti mi ento libre, prev io, exp re s o e informa do del titular de los mismos. SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento dedicha autorización.

La autorización podrá constar en cualquier medio, bien sea documento físico, o electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollo de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

a) Quién recopila (responsable o encargado)

b) Qué recopila (datos que se obtienen)

c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento)

d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.

e) Si se recopilan datos sensibles

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

CAPÍTULO III. DERECHOS Y DEBERES

ARTÍCULO 7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.

c) Ser informado por SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÍCULO 8. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

a) Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

c) Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

d) En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.

e) Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

ARTÍCULO 9. A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN SIN NECESIDAD DE CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

a) A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S.

b) A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.

c) A los terceros que sean autorizados por alguna ley de la república de Colombia.

d) A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S.

ARTÍCULO 10. DEBERES DE SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S.

En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que sólo hará uso de los mismos respetando la legislación vigente existente.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO IV. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

a) Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

b) Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.

c) Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

d) Ejecutar relaciones contractuales con clientes, proveedores y trabajadores.

e) Proveer bienes o servicios a los usuarios de SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S.

f) Evaluar la calidad del servicio prestado a sus usuarios.

g) Publicar, difundir y mostrar en sus redes sociales, página web y canales informativos, imágenes, fotografías, videos de quien se acredite como ganador de cualquiera de los sorteos efectuados por la compañía. Asimismo SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S podrá difundir eventos de publicidad con imágenes, fotografías y videos en donde se encuentre su personal y/o clientes, previa aprobación de cada uno para este efecto, y así dar a conocer públicamente las actividades realizadas por la empresa para el desarrollo del programa de fidelización de clientes.

CAPÍTULO V. ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 11. DERECHO DE ACCESO.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:

a) La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.

b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.

c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

ARTÍCULO 12. CONSULTAS

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

c) Utilizar los servicios de Atención al Cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

El titular podrá hacer su consulta a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. por medio de:

a) La página web https://www.mxm.com.co/ sección contáctenos.

b) Solicitud al correo electrónico protecciondendatos@mxm.com.co

c) En los módulos de Servicio al Cliente presentando una solicitud.

Una vez recibida la consulta SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. tendrá un término de diez (10) días hábiles para atenderla. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 13. RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que al efecto propone el responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 14. RECTIFICACION, ACTUALIZ ACION Y SUPRESIÓN DE DATOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.

b) Su representante, previa acreditación de la representación.

Por ello, cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b) SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

c) SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d) Para estos efectos, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

e) Cada vez que SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 15. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado o comerciales. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial e indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal no podrá ser revocado.

Los mecanismos o procedimientos que SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CAPITULO VI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARTÍCULO 17. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Capacitación del personal que ingresa a la Compañía acerca de la Política de Tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.

b) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

d) Funciones y obligaciones del personal.

e) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

f) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

g) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

h) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.

i) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.

j) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

k) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

PARÁGRAFO. - VIDEO VIGILANCIA. - Cuando SUPERMERCADOS MÁS POR MENOS S.A.S. cuente con cámaras de video vigilancia en alguno de sus establecimientos u oficinas, ellas tienen como finalidad dar cumplimiento a políticas de seguridad física tanto para la sociedad como para sus clientes, empleados y proveedores, cumpliendo con las indicaciones establecidas en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Video vigilancia expedida por la SIC. Las imágenes se conservarán por un término no superior a 90 días, a menos que sean requeridas como soporte de una reclamación, queja o proceso judicial o administrativo, hasta el momento en que tales actuaciones sean resueltas definitivamente.

CAPÍTULO VII. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

ARTÍCULO 18. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. tiene la calidad de responsable del tratamiento y para el efecto, informa sus datos de ubicación y contacto:

Domicilio: Predio la Vega, Kilometro 2, Vía Bucaramanga a Girón, de Bucaramanga Correo electrónico: protecciondedatos@mxm.com.co Abonado telefónico: (607) 6370099

ARTÍCULO 19. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

SUPERMERCADOS MAS POR MENOS S.A.S. tiene la calidad de responsable del tratamiento de datos, y en esta condición designa al área de SISTEMAS o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, ante la cual el Titular de la información puede ejercer los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área de SERVICIO AL CLIENTE y COMUNICACIONES. El encargado del tratamiento de datos se ubica y puede ser contactado, así:

Domicilio: Predio la Vega, Kilometro 2, Vía Bucaramanga a Girón, de Bucaramanga Correo electrónico: protecciondedatos@mxm.com.co Abonado telefónico: (607) 6370099.

CAPÍTULO VIII. VIGENCIA

El presente manual de políticas y procedimientos en materia de protección de datos personales rige a partir de la fecha de su publicación